Rutina je to, co spaluje náš čas a bere nám život.

Rutina vás vysává, zvyknete si, začnete to vnímat jako normu. Někdy vás i uklidní, její monotónnost vás nechá zapomenout.

Ale musíte se na minutu zastavit, zvednout hlavu a vzpomenete si, že jste se pro to nenarodili.

Dnes máme možnost přenést část této monotónní práce do techniky, jen je potřeba trochu přemýšlet, jak tento proces zorganizovat; zastavte se na minutu, vystupte z koloběhu akcí stejného typu.

Hlavním pracovním nástrojem moderního kancelářského pracovníka je balík kancelářského softwaru. Práce s dokumenty v kanceláři jakékoli organizace zároveň zahrnuje provádění značného počtu rutinních, opakujících se operací. Pokaždé, když zjistíte, že se určité sekvence akcí s dokumenty ze dne na den opakují s minimálními změnami, měli byste přemýšlet o způsobech, jak je automatizovat.

Mnoho kancelářských zakázek zahrnuje nutnost prohlížet velké množství dokumentů nebo seznamů, vybírat určité informační bloky a generovat z nich nové dokumenty – sestavy, souhrny atd. Pokud jsou dokumenty ukládány ve formě souborů a pravidla pro výběr informací mohou být formalizován, tj. může být popsán jako sled relativně jednoduchých kroků, to téměř vždy umožňuje takovou práci automatizovat.

A konečně, poměrně často musí být informace z dokumentů vytvořených pomocí jednoho z programů zpracovány v řetězci několika dalšími programy. Takový přenos informací by samozřejmě neměl provádět člověk, ale počítač – to je další oblast použití kancelářského programování.

• Plnění excelových tabulek nebo databází daty z různých typů textových nebo pdf souborů, které jsou většinou výsledkem exportu různých aplikací třetích stran (například účetních programů). Během tohoto procesu je možné zpracovávat data, opravovat chyby, měnit strukturu, kontrolovat duplikáty, přivádět je do požadované podoby a mnoho dalšího.

• Vyplnění standardních šablon dokumentů daty z tabulek nebo databází. Například stisknutím jednoho tlačítka můžete automaticky vygenerovat velký balík různých dokumentů pro vybraného klienta (nebo více klientů) a vytisknout je nebo poslat poštou.

• Práce s poštou. Automatické odpovědi, e-maily, upozornění a také přidávání určitých dat z příchozích dopisů do databáze nebo excelové tabulky.

• Zpracování velkého množství dat z databáze nebo excelových tabulek podle daného scénáře pro další použití a analýzu. Při takovém zpracování mohou být některá data vyloučena nebo přidána, lze provádět operace pro změnu textů, ale i číselných údajů a dat.

• Automatizace procesu hledání typických chyb, ke kterým dochází při zadávání nebo používání dat.

Jedním z problémů moderního světa je neuvěřitelné množství nashromážděných informací o jakémkoli problému. Často je však uložen na různých místech a v různých podobách. Automatizace procesů umožňuje rychle shromažďovat a připravovat data, která vás zajímají, pro pohodlnější další použití: vytvářet grafy nebo souhrnné tabulky, provádět analýzy na základě zadaných parametrů atd. Softwarové algoritmy vykonávají svou práci desítky tisíc nebo dokonce milionykrát, rychleji a efektivněji než lidé, díky tomu je možné pravidelně sbírat data a rychle sledovat změny, ke kterým v nich dochází.